24 godziny nieprzerwanego wyścigu to bardzo długa próba. Ale przygotowania do występu w Le Mans trwają zdecydowanie dłużej. 18 maja zespół Porsche rozpoczął budowę padoku przy słynnym torze Circuit de la Sarthe w północno-zachodniej Francji. 12-osobowa ekipa obok garażu stawia dwukondygnacyjną, stalową halę oraz kontenerowy, również dwukondygnacyjny budynek z magazynem i pokojami dla kierowców. 27 maja załadowane do pełna ciężarówki wyruszą z Weissach w 800-kilometrową podróż w kierunku departamentu Sarthe. Kolejni członkowie załogi zajmą się przygotowaniem garaży dla 3 egzemplarzy Porsche 919 Hybrid, pomieszczeń dla zespołu i mediów, a także sekcji dla fanów oraz salonu dla gości przy zakręcie Porsche Curves. Dodatkowo, na terenie padoku powstanie obóz dla 750 pracowników Porsche z całego świata. Wszyscy przyjadą kibicować swojej firmie podczas najważniejszego występu jej najbardziej ekstremalnych samochodów – samochodów, które przecierają technologiczny szlak dla najnowszych generacji seryjnych modeli Porsche. Hybrydowe prototypy o mocy około 1000 KM stanowią idealną platformę rozwoju innowacyjnych układów napędowych.
Wszystko, czego potrzeba do obsługi trzech 919 Hybrid, musi być gotowe przed 31 maja – właśnie wtedy odbędą się oficjalne próby przed wyścigiem. Ten rozpocznie się 13 dni później, przy udziale 120 członków zespołu Porsche, 2500 przedstawicieli mediów z 49 krajów i na oczach około 270 tysięcy widzów.
Za organizację pracy zespołu odpowiada jego szef, Andreas Seidl, pod przewodnictwem wiceprezesa LMP1, Fritza Enzingera. W czasie wyścigu Seidl zajmie miejsce w zlokalizowanym przed garażem centrum dowodzenia, zwanym „stacją kosmiczną”. Obok pojawi się szef załogi, Amiel Lindesay, który drogą radiową, we współpracy z inżynierami, będzie wydawać polecenia 19 mechanikom – informować ich, jaki zestaw opon założyć, ile paliwa uzupełnić i co jeszcze trzeba zrobić w czasie postoju. Również Seidl pozostaje w nieustannym kontakcie radiowym z załogą. To on jest „mózgiem” całego przedsięwzięcia, czy to w kwestii rozmowy z kierowcami, wyboru opon, strategii pit stopów, analizy sytuacji pogodowej, czy posunięć konkurencji. Musi przetwarzać wszystkie te informacje i podejmować błyskawiczne decyzje. I jest tego świadomy:
„Koordynacja trzech samochodów oznacza dla nas jeszcze większe wyzwanie. Przedsmak mieliśmy w czasie wyścigu w Spa – ale to było »tylko« 6 godzin. W ciągu dodatkowych 30 godzin testów staraliśmy się przygotować na wszelkie ewentualności, ale i tak nie da się przeprowadzić symulacji Le Mans – a bez superprofesjonalnego zespołu nie możemy myśleć o sukcesie”.
Inżynierowie wyścigowi siedzą na specjalnie wydzielonych stanowiskach, przed 6 ekranami i jako jedyni przekazują informacje kierowcom. Za pomocą osobnego kanału radiowego i interkomu kontaktują się też z Lindesayem, Seidlem, pozostałymi inżynierami oraz członkami zespołu. Na każdy samochód przypada jedno stanowisko:
- czerwony prototyp z numerem 17 (kierowcy: Timo Bernhard, Brendon Hartley i Mark Webber) obsługuje Kyle Wilson-Clarke (Wielka Brytania);
- inżynierem dla czarnego prototypu z numerem 18 (kierowcy: Romain Dumas, Neel Jani i Marc Lieb) jest Mathieu Galoche (Francja);
- z prototypem numer 19 (kierowcy: Earl Bamber, Nico Hülkenberg i Nick Tandy) w kontakcie pozostaje Stephen Mitas (Australia), który przy okazji nadzoruje pracę wszystkich inżynierów.
Załoga każdego auta składa się z 23 osób, m.in.: inżyniera wyścigowego, inżyniera odpowiadającego za osiągi, inżyniera danych, inżyniera napędu hybrydowego, inżyniera koordynującego silnik, wydajność systemów, instalację 12V, oprogramowanie, skrzynię biegów, mechanika ds. kompozytów, elektryka, wulkanizatora i magazyniera, a także jednej osoby nadzorującej układ dolotowy, jednej od zbiornika paliwa oraz jednego zmiennika. Łącznie, trzy egzemplarze 919 Hybrid obsługuje 68 mężczyzn i jedna kobieta (inżynier skrzyni biegów).
O tym, jak ma przebiegać wizyta w pit stopie, mówi 90-stronnicowa instrukcja. W alei serwisowej obowiązuje ograniczenie prędkości do 60 km/h, samochód musi stanąć w odległości przynajmniej 50 cm od ściany lub oznaczeń wytyczających granicę strefy serwisowej, a w razie potrzeby wpychać go do garażu mogą maksymalnie 4 osoby. Odjechanie z pit stopu jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy prototyp stoi przed garażem równolegle do toru – i bez żadnego pisku opon. Inaczej zespołowi grozi kara. W czasie postoju silnik musi być wyłączony, a w trakcie tankowania pojazd nie może znajdować się na podnośniku (pojemność zbiornika paliwa wynosi 68,5 litra). Na jednym okrążeniu toru, o długości 13,629 km, 919 Hybrid może zużyć nie więcej niż 4,76 l paliwa – co oznacza, że jego zasięg wynosi 14-15 „kółek”. Za tankowanie odpowiadają dwaj mechanicy, a kolejny czuwa obok z gaśnicą i odpowiada za uruchomienie zaworu odcinającego dopływ benzyny. Dwaj kolejni członkowie ekipy czyszczą przednią szybę, lampy, lusterka oraz kamery, pobierają dane rejestrowane podczas jazdy i spuszczają samochód z podnośnika.
Zmiana kierowców może nastąpić podczas tankowania, ale sama w sobie trwa zbyt długo – dlatego dokonuje się jej przy okazji zmiany opon. W tym przypadku prototyp zostaje podniesiony za pomocą podnośników pneumatycznych. Zgodnie z przepisami, jednocześnie może pracować przy nim tylko dwóch mechaników z jednym pistoletem. Dopracowana choreografia sprawia, że zamiana kół zajmuje tylko 19 sekund. Nocą zespoły starają się dwukrotnie wydłużyć czas eksploatacji opon – kierowca prowadzi wówczas przez prawie 4 godziny i pokonuje dystans ponad dwa razy większy niż w czasie Grand Prix Formuły 1.
Jeśli istnieje taka potrzeba, do zmiany rejestratora danych lub paliwomierza angażowane są dodatkowe osoby. Cała załoga musi wrócić do garażu, nim kierowca odjedzie z alei serwisowej. Później może polegać już tylko na sobie. Jeśli przydarzy mu się awaria na torze, będzie zdany wyłącznie na pokładowy zestaw narzędzi.