Czy da się prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów tak, aby oszczędzić czas, a jednocześnie ustrzec się ryzyka kosztownych błędów? Im większa flota, tym zasadniejsze staje się to pytanie. Na szczęście nowoczesne rozwiązania przynoszą odpowiedzi.
Frazą kluczową jest tutaj „nowoczesne rozwiązania”, bo tylko nadanie ewidencji przebiegu pojazdów cyfrowej formy, pozwala na sprawniejszą i efektywniejszą pracę. I nie chodzi o arkusze kalkulacyjne, które pomimo swojej powszechności i zaawansowanych formuł, mają wiele ograniczeń, ale o dedykowane rozwiązania dla branży spedycyjnej, transportowej i logistycznej.
To, jak działają takie oprogramowania, zależy w dużej mierze od wybranego systemu, ale pokażemy kilka korzyści na naszym programie.
Dlaczego warto uporządkować ewidencję przebiegu pojazdów?
Zacznijmy od tego, dlaczego w ogóle warto uporządkować ewidencję przebiegu pojazdów. Przede wszystkim dlatego, żeby optymalniej pracować na zebranych danych.
Właściwie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu pozwala chociażby:
- unikać kar od urzędów (np. w przypadku korzystania z pojazdów na cele prywatne w leasingu),
- prawidłowo rozliczać podatek VAT,
- planować z wyprzedzeniem serwisowanie, przeglądy techniczne czy wymianę pojazdów,
- obniżać koszty eksploatacji dzięki precyzyjniejszym danym o stylu jazdy poszczególnych kierowców i zużyciu paliwa.
Zbieranie tych wszystkich informacji może być praco- i czasochłonne, ale można też je w pełni zautomatyzować. Telematyka pozwala na zbieranie, przesyłanie i analizowanie danych z Twoich pojazdów, co nie tylko usprawnia pracę, ale też przynosi realne oszczędności finansowe i czasowe.
Jak nowoczesne rozwiązania telematyczne oszczędzają czas i pieniądze?
Ewidencja pojazdów to jeden z fundamentów zarządzania flotą, aby jednak praca przebiegała sprawnie, potrzeba czegoś więcej niż papierowych notatek czy tabel w Excelu. Prowadząc ewidencję manualnie, łatwo się pomylić, a każda pomyłka oznacza więcej pracy, a czasami dodatkowe koszty.
Programy do zarządzania flotą, automatyzują jednak wiele procesów, wykorzystując takie rozwiązania, jak:
- monitoring GPS,
- automatyczne pobieranie stanów licznika,
- prowadzenie wirtualnej księgi serwisowej,
- sczytywanie danych z komputerów pokładowych pojazdów.
Jak widać, oszczędności czasowe pojawiają się praktycznie na każdym polu, ale niosą za sobą również oszczędności finansowe. Na przykład jeden z kierowców twierdzi, że większe spalanie paliwa wynikało z trudnych warunków drogowych, jednak analiza faktycznego stylu jazdy pokazuje m.in. agresywne przyspieszanie, które miało znacznie większy wpływ na koszty.
Wspomniane gromadzenie aktualnych danych z komputera pokładowego czy dostęp do historii przejazdów pozwalają jednak nie tylko reagować na bieżące sytuacje, ale także zapobiegać problemom zanim się one pojawią.
Świetnym przykładem jest tutaj rotacja pojazdów – dzięki dokładnej informacji o przebiegach, możesz lepiej rozdzielać samochody pomiędzy kierowcami i optymalizować w ten sposób trasy, ograniczając ryzyko dopłat u zewnętrznych firm.
Czy warto inwestować w elektroniczną ewidencję pojazdów?
Mała flota pojazdów, mały „kłopot” i w takim przypadku większość czynności można prowadzić starymi, sprawdzonymi sposobami. Czy jednak warto? Odpowiedź zależy od tego, jak bardzo cenisz sobie swój czas. A gdy liczba pojazdów we flocie rośnie, tym więcej godzin pochłania to zadanie.
Wiemy jednak, że czasami trudno wyobrazić sobie realne korzyści, dlatego w Navifleet dajemy Ci bezpłatną opcję przetestowania naszego narzędzia do ewidencji pojazdów. 60 dni darmowego i niezobowiązującego dostępu do wszystkich funkcji to wystarczający okres, aby poznać ich działanie – przede wszystkim w praktyce – i zobaczyć, ile czasu oraz pieniędzy, pozwolą Ci zaoszczędzić na co dzień.
Chcesz dowiedzieć się więcej o ewidencji zarządzania przebiegiem pojazdów? Zajrzyj na: https://www.navifleet.pl/blog/ewidencja-przebiegu-pojazdow-co-powinienes-o-niej-wiedziec
A jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami, a z przyjemnością na nie odpowiemy.
